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Der Firmenumzug

Jeder Umzug ist eine Herausforderung für alle Beteiligten. Haben wir uns im vergangenen Monat den Herausforderungen beim Privatumzug gewidmet, so möchten wir uns in diesem Beitrag den Herausforderungen eines Firmenumzuges stellen.

Ob Sie mit zwei Angestellten Ihren Firmenumzug bewältigen oder mit zweihundert Angestellten, ob Sie sich verkleinern oder vergrössern – grundlegende to do’s sind bei beiden Größenordnungen unerlässlich. Welche das sind, verraten wir Ihnen gleich.

Sie haben die Entscheidung getroffen, einen Umzug mit Ihrer Firma durchzuführen und sind nun auf der Suche nach einem geeigneten Termin innerhalb der Kündigungsfrist des bisherigen Mietvertrages. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Planung nicht zuletzt auch diese Faktoren:

  • besonders hohes Arbeitsvolumen zu bestimmten Tagen/zu fixen Zeiten
  • geplante Firmenpräsentationen bzw -rundgänge
  • geplante Firmenfeierlichkeiten

Auch wenn Sie auf die Mithilfe der Mitarbeiter verzichten müssen: ein Firmenumzug am Wochenende erspart Ihren Angestellten einen mehr oder weniger zeitintensiven Arbeitsausfall.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter so früh wie möglich. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich mit der neuen beruflichen Umgebung vertraut zu machen, insbesondere mit der Erreichbarkeit der neuen Arbeitsstätte aber auch mit den Räumlichkeiten selbst. Umzugsbereite, also geleerte, Schreibtische sind meist auch nicht in fünf Minuten zu erzielen 😉

Close-up Of Unemployed Businesspeople Carrying Cardboard Boxes

Wie bereits im Berliner UmzugsBlog zum Thema Privatumzug erwähnt, kann auch beim Firmenumzug das sammeln der wichtigsten Facts an einer zentralen Stelle eine grosse Hilfe sein um den Überblick von Zeit, Terminen und Kosten zu behalten (auf Grund der besseren Übersichtlichkeit empfiehlt sich beim Firmenumzug allerdings ein spezielles Programm am PC).

Erstellen Sie sich eine Online-Übersicht mit allen wichtigen, zu benachrichtigenden Stellen und Institutionen, welche zwingend über Ihren neuen Firmensitz informiert werden müssen. Denken Sie an Steuerberater, Finanzamt, Versicherungen, Berufsgenossenschaften usw. Auch die Änderung im Handelsregister sollte nicht in Vergessenheit geraten, da diese Änderung bei einigen Gesellschaftsformen sogar notariell beglaubigt sein muss.

Hinterlegen Sie Ihre neue Adresse im Telefonbuch und in Social Media (ob eine Vorankündigung über den geplanten Umzug hier erfolgen sollte oder nicht, hängt nicht zuletzt von der Größe Ihrer Firma sowie Ihres Webauftritts ab). Der Druck von neuen Visitenkarten kann bereits in Auftrag gegeben werden, sodass diese bereits am Umzugstag zum Einsatz kommen können.

Checken Sie das Inventar Ihrer Firmenräume. Welche Einrichtungsgegenstände müssen mit? Welche müssen ggf. neu angeschafft werden? Ist die EDV- und Telefon-Anlage noch zeitgemäß oder ist eine Neuanschaffung/-installation rentabler? Die Entscheidung, ob mit der Demontage/Montage Ihrer Hardware ein spezieller IT-Service beauftragt wird, ist widerum nicht zuletzt eine Budgetfrage.

Sollten Sie über mehr als ein Arbeitszimmer zum Umzug verfügen, beauftragen Sie Umzugsprofis wie Dirk’s Umzüge. Hier erhalten Sie professionelle Hilfe bei Ihrem Firmenumzug. Angefangen bei einem für Sie kostenfreien Besichtigungstermin vor Ort, über Einpack- und Montageservice bis zur Beantragung einer Halteverbotszone. Selbst die vorübergehende Einlagerung (Self Storage) Ihres Firmeninventars ist bei uns möglich!

Sind diese vorbereitenden Maßnahmen abgeschlossen, können Sie damit beginnen, die Aufteilung der neuen Firmenräume zu planen. Berücksichtigen Sie hierbei nach Möglichkeit auch die Wünsche der Mitarbeiter. Kennzeichnen Sie Schränke, Schreibtische und anderes Umzugsgut, wenn dieses wie bisher montiert werden soll. Sondieren Sie wichtige Firmenunterlagen rechtzeitig vom übrigen Inventar. Eine umzugsbedingt fehlende Steueranmeldung mag zu erklären sein, dennoch ist dies meistens mit überflüssigem Stress und Ärger verbunden.

Bereits beim Besichtigungstermin mit dem Umzugsunternehmen haben Sie vereinbart, dass neben der Beschriftung der Kartons auch den einzelnen Räumen zur Vereinfachung eine bestimmte Farbe zugewiesen wird. Informieren Sie Ihre Angestellten über diese Art der Markierung, sodass bereits beim Packen und Beschriften darauf geachtet werden kann.

Der Umzug rückt näher, nur noch wenige Wochen liegen vor Ihnen. Kontaktieren Sie Ihren bisherigen Vermieter und legen Sie einen Termin zur Vorabnahme Ihrer Räume fest. Die anstehende Heizkostenabrechnung sollte jetzt Thema sein sowie eventuelle Mängel an der Mietsache sowie deren Behebung.

Endlich geschafft. Sie haben Ihre neuen Firmenräume bezogen und einen nicht unerheblichen Firmenumzug hinter sich gebracht. Sicher haben Sie dabei einige Nerven gelassen und die ein oder andere Lehre gezogen für den nächsten Umzug, der hoffentlich nicht so bald auf Sie zukommen wird. Nun ist es an der Zeit, mit Ihren Angestellten und Geschäftspartnern dieses Ereignis zu feiern.

Wir von Dirk’s Umzüge wünschen Ihnen viel Glück und Erfolg in den neuen betrieblichen Räumen.

Sie möchten noch mehr Informationen zum Firmenumzug? Ausführlichere Informationen zu diesem Thema finden Sie auf firma.de

 

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